Vos besoins

Généralement les spécifications d'un portail d’information et de travail collaboratif expriment les besoins suivants :

Centralisation des documents

Le portail « portail » doit permettre de disposer d'un lieu unique où trouver et échanger des informations.

Stockage des documents

Le portail sera une zone d'échange et d'archivage des documents, qui permettra de savoir quand et par qui a été déposé un document, et pendant combien de temps le document à été rendu visible et consulté.

Visualisation des documents

Si les documents à partager via le portail sont du type de ceux produits par les outils de bureautique classique (suite Microsoft office, PDF etc), ils doivent alors pouvoir être visualisés directement sur le navigateur internet des utilisateurs.

Classement des documents

La création et le dépôt des documents suivent les règles de classement des documents édictées par le service qualité ou par les habitudes des collaborateurs du client.

Ce classement est alors naturel, le produit permet de ne créer les documents que là où ils ont du sens.

Authentification

Seules les personnes habilitées à voir les documents les voient, seules celles habilitées à les modifier peuvent le faire.

Groupes d'utilisateurs

Les utilisateurs ayant les mêmes droits et types d'accès sont réunis au sein de groupes, facilitant leur gestion.

Indexation

Le portail doit offrir des fonctions de recherche simple et complexe des documents contenus. Ainsi, cette indexation doit pouvoir prendre en compte le contenu des documents quelque soit leur nature.

Photothèques

Les images, dessins, photos sont gérées dans des galeries permettant leur manipulation, visualisation et recherche.

Fonction d'alerte

Les membres du portail sont prévenus par celui-ci lorsque des mises à jour ou des modifications ont été réalisées.

Espace projet

Le portail doit permettre de mettre en place la notion de projet, et donc offrir :

1. un calendrier,

2. des listes de tâches,

3. des classeurs de documents (Containers),

4. des forums,

5. des sondages,

6. des actualités.

Références croisées

Le portail doit permettre de ‘lier’ des documents entre eux dans les containers ou entre containers.

Exemples :

1. Fiche descriptif d'un produit et différentes photos d'application de ce produit.

2. Associer un document en anglais et des traductions faites à partir de ce document.

Modération du contenu

Certaines personnes auront pour charge d’accepter ou non la publication des documents sur le portail.

Ce contrôle aura pour rôle d’éviter les dérives ou confusions.

Workflow

La mise en place de chaîne de validation des documents, nécessite la création d’états et transitions standardisés pour chaque type de document.

Ces états définissent les permissions de lecture et écriture données aux groupes d’utilisateurs, les transitions définissent les conditions de changements d’état et les actions à réaliser.

Flux RSS

L'information provenant de sources externes doivent pouvoir être visualisées sur le portail.

En conséquence, le portail doit gérer les flux RSS.

Langue du portail

L'aspect multi-langue du portail est une nécessité incontournable.

Charte graphique

Le portail doit reprendre l'identité graphique du client lorsqu'elle existe.

Trombinoscope et annuaires

Certains collaborateurs doivent pouvoir être identifiés, en conséquence le portail, doit fournir un trombinoscope.

Organigrammes

Afin de mieux identifier le groupe, le portail permet l'accès aux organigrammes de la société.

Calendriers

La liste des événements sera facilement accessible.

Actualités

La liste des événements sera également facilement accessible.

Génération de PDF

Le portail pourrait augmenter l'efficacité de certains collaborateurs en gérant la création de PDF.

Génération de documents à partir de modèles

Lorsque des documents ont une forme établie et que leur contenu peut être saisi directement dans un formulaire sur le portail, le produit portail pourrait alors se charger de cette mise en forme.

Ces documents pourraient aussi bien être des documents textes que des feuilles de calcul, des organigrammes, des tableaux, des diagrammes et autres courbes.